ホールパート法とは？テキストコミュニケーションを劇的に改善する文章構成術

テレワークをしていると、テキストでのコミュニケーションが多く「報連相にかなりの時間を費やしてしまう…」という方は多いのではないでしょうか。

テキストコミュニケーションツールは、メール、チャット、SNS、ブログと多岐にわたり、クライアントとの連絡及び業務には、いずれも文章を書くスキルが必要となってきます。

キャッチアップ(状況把握)が苦手な方、文章をまとめることができない方にとっては、非常に難しい作業だと言えます。

そこで今回は、自身の意見をうまく文章で伝える手段「ホールパート法」について解説していきたいと思います。

報連相に費やす時間を短縮させることができれば、その分メインの業務にもしっかり時間を費やすことができます。

ぜひ「ホールパート法」で”伝え上手な自分”になりましょう！

文章を書くのが苦手な人の特徴としては、文章を書く際に、頭の中で思いついた考えをうまく言葉で表現することができないところにあります。

また文章を組み立てる手段を知らないため、序論・本論・結論といった基本的な構成を意識せずに書き始めてしまいます。

その結果、話の内容があべこべになり、相手に本当に伝えたいことがわからなくなってしまうのです。

今回紹介する「ホールパート法」は、そのどちらの問題も解決してくれる有効な手段と言えるでしょう。

さっそく「ホールパート法」について解説していきましょう。

ホールは”全体像”のことで、パートは”部分”のことを指します。

では、全体像と部分をどのように構成するのでしょうか。

実は、クライアントが真っ先に知りたいことは「結論」「答え」なのです。

そのため、まず先に全体像を提示し、その後で内容を1つずつ詳しく述べるという構成になります。

はじめに何の要件なのかを明示すれば、相手は話を聞こうと心構えができます。

その後で具体的なことに踏み込んでいくので、相手も用件が整理しやすく理解できるようになります。

この方法は自分の頭の中を整理するのにも、最適ですね。

ここまで読んでも、いまいちピンときていない方もいらっしゃるかもしれません。

では、具体的に使い方を解説していきましょう。

例えば自分のクライアントに業務のことで確認するメールを送るとします。

この場合、

【ホール】話の全体像を述べる→確認したいことが3つあります

【パート】各々の部分を説明→1つ目は〜〇〇、2つ目は〜〇〇、3つ目は〜〇〇

【ホール】最後に話の全体像をもう一度述べる→以上、〇〇について確認したいので連絡いただけますでしょうか。

話の最後に全体像をもう一度述べることで、相手により話の内容を印象づけることができます。

ホールパート法を使用したことで、ずいぶんわかりやすい文章になったのではないでしょうか。

今回は、自身の意見をうまく文章で伝える手段「ホールパート法」について解説してきましたが、いかがだったでしょうか。

〈ホールパート法のおさらい〉

報連相に限らず、さまざまな状況でホールパート法は活用できます。

ぜひ身近なシーンで試してみてください。

きっと驚くほど、自分の想いが相手に伝わりますよ。

もう「何を言ってるのかわからない…」なんて言わせません！