テレワーカーにとって重要なスキルである「タスク管理」。
タスク管理とは、業務を進める際に必要な作業を整理し、実行する手法のことですね。
「要領が悪くて、いつも遅くまで仕事が終わらない…。」と嘆いている方も多いのではないでしょうか？
実は、自身のタスクを見直すことで仕事をいつもより効率良く進めることができるんですよ。
この記事では、”効率の良いタスク管理の方法”について解説していきたいと思います。
ぜひ日々の業務に、お役立てください！
要領がよくない人の特徴
さて、要領がよくない人は何がいけないのでしょうか？
要領がよくない人は、タスクが多くなると何が重要で何から着手すればいいのか判断するのが苦手だと言われています。
重要なものを絞り込むのが苦手で、とりあえず目先のものから手をつけてしまうのです。
さらに細かい点にもこだわり過ぎる傾向があり、時間が足りなくなっていつも追い詰められています。
これでは、自分自身を追い詰めてしまうだけではなく、仕事を依頼しているクライアントにも迷惑がかかりかねません。
在宅ワークをしている方、またはこれから始めようと思っている方は、まず自分のこなさなければならない仕事量を把握する必要があります。
効率の良いタスク管理方法を公開！
では、どのように仕事量を把握すればいいのでしょうか？
結論としては、可視化するために紙に書き出します。
タスク管理をする際、頭の中だけで考えていても埒が明きません。
まずは、自分が今受け持っている業務をすべて書き出しましょう。
そしてここからが重要です。
タスク管理方法で最もおすすめなのは『優先順位のマトリックスはめ込み法』です！
この方法は、今しなければならない自分のタスクを細かく洗い出し、重要度と緊急性を軸にした表にはめこむというもの。
上の図をご覧ください。
A～Dで業務の緊急性と重要性のランクをつけています。
Aは緊急性・重要度が共に高い
Bは緊急性は低く重要度は高い
Cは緊急性が高いが、重要度は低い
Dは緊急性・重要度が共に低い
マトリックスにそれぞれのタスクをはめ込みましょう。
マトリックスの効果的な使い方
ここまでできたら、次はどのタスクを優先的に行うかの判断をしなければなりません。
表にしたことで、ずいぶんわかりやすくなったのではないでしょうか。
もちろん、Aの仕事を最優先にするのは明確ですね。
まずは重要なものを後回しにしないというのが鉄則です。
では、BとCではどうでしょう？
おそらくここで悩まれる方は多いと思われます。
Bは今は急ぐほどではないが、必ずやるべき仕事です。
そしてCは、メール返信などの突発的な作業が含まれます。
この場合は、簡単に済ませられるCの仕事を早く終わらせ、早めにBに着手するのが、理想的な順番です。
ギリギリになって焦ることがないように、Bの仕事をAにならないようにしておくことも必要ですよ。
まとめ
この記事では、テレワークの重要スキルである”効率の良いタスク管理の方法”について解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
〈タスク管理のおさらい〉
1.自分のタスクをすべて洗い出す
2.「優先順位のマトリックス」にタスクをはめ込む
3.表を照らし合わせながら、タスクの優先順位をつけ、高いものから実践していく
今まで漠然と頭の中で考えていたタスクが可視化することで、何が重要なのかが明確になりましたね。
ぜひ自分の仕事をマトリックスに当てはめて、タスク管理をしてみてください。
きっと、今までよりスムーズに業務を効率よく進められると思います。
もう要領の悪い人間なんて言わせませんよ！
