自分の考えや思いを言葉にし文章にするのは、難しいことですよね。
相手に伝わりやすくするには、さらに難易度が上がります。
テレワークにおいて、かなり重要なスキルとなるのがこの”文章で伝える力”です。
実は、文章が長くなれば長くなるほど相手に伝わりにくくなるということを知っていましたか？
ですが、ちょっとしたテクニックを使えば、文章はぐっと伝わりやすくなります。
この記事では、『相手に伝わるビジネス文章術』について解説していきます。
あなたも”文章で伝える力”を手に入れて、仕事のできるテレワーカーになりましょう！
伝わりにくい文章は区切って1文を短くしよう！
では、相手に伝わりやすい文章にするにはどうすればいいのでしょうか？
結論としては、『できるだけ1文を短くすること』が大切です。
冒頭でもお伝えした通り、文章は長いほど相手に伝わりにくくなります。
最大でも70字以内におさめるのが理想です。
「そう言われても、どこで文章を切ればいいのかわからない⋯」という方もいらっしゃいますよね。
これから実際に例文を使い、説明していきましょう。
長い文章はなぜ相手に伝わらないの？
まずは、こちらの文章をご覧ください。
〜例文〜
ご指摘いただいた部分は現在修正していますが、そこを修正すると前後でかみ合わなくなる所が出てきてしまい、それも修正しているので、予定よりも時間がかかりそうなのですが、ご了承頂きたく、どうぞよろしくお願い致します。
とても読みにくく、何が書いてあるのか理解しづらいですよね。
目安とされる70字をはるかに超えてしまっています。
文章が長くなる理由としては、
・同じ意味の言葉が重複している
・1文に、様々な情報が詰め込まれすぎている
などがあります。
このように、1文に様々な情報が詰め込まれてしまうと、読み手が混乱してしまいます。
結果、自分の伝えたいことが少しも相手に伝わらないのです。
実践！文章づくりのテクニック:１文１義
それでは、この文章を修正していきましょう。
長い文章を分割する際に”1文1義”というテクニックがあります。
１つの文章につき、１つの情報だけを入れるのです。
まずは読点『、』を目安に文章を区切りましょう。
・ご指摘いただいた部分は現在修正していますが、
・そこを修正すると前後でかみ合わなくなる所が出てきてしまい、
・それも修正しているので、
・予定より時間がかかりそうなのですが、
・ご了承頂きたく、
・どうぞよろしくお願いいたします。
これで、短い文がいくつかできましたね。
次に読点を句点『。』に置き換え、1文1文を読み返し、1つの文に複数の情報が入ってないかを確認します。
あとは、起承転結で文を構成し、文章の前後のつながりがおかしくならないように調整すれば完成です。
では、これらを踏まえた上で先ほどの文章を修正していきます。
〜修正後の例文〜
◆ご指摘いただいた部分は、現在修正しています。
◆ところが、そこを修正すると前後でかみ合わなくなる所が出てきました。
◆そのため、修正を終えるまで予定よりも時間がかかります。
◆お急ぎのところ恐縮ですが、ご了承頂きたくよろしくお願い致します。
修正前よりも、1つの文が簡素化し、読みやすくなったのではないでしょうか。
このように文章の内容を１つ１つ区切り、句点と一文一義を活用することで、以前より格段に読みやすい文章にすることができるのです。
まとめ
この記事では『相手に伝わるビジネス文章術』について解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
＜文章づくりのテクニック＞
・できるだけ1文を短くすること
・長い文章を分割する際には、”1文1義”を使う
・文章を区切る際は、まず読点『、』で文章を分割し、句点『。』に置き換える
・1文1文を読み返し、1つの文に複数の情報が入っていないかを確認する
・起承転結に気を付けて、文章を構成する
『読み手にストレスを感じさせない文章づくり』これが大切です！
このテクニックは、クライアントとの報連相、議事録作成、記事作成など様々なシーンで使うことが可能です。
文章を見直すだけで、相手に伝わる力はぐんと高まります。
ぜひ、今回のテクニックを日々の業務に取り入れてみてくださいね。
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